— 현장에서 반복되는 문제를 끊고, 체계적인 운영으로 바꾸는 방법

“행사 하루 전, 간식 수량이 잘못 잡혀 대관비 초과분까지 발생했습니다.
누가 바꿨는지도 모르겠어요.”

이런 작은 실수가 전체 운영을 흔듭니다.
대부분의 문제는 ‘사람’보다 시스템의 부재에서 시작됩니다.

이 글에서는 행사 운영 담당자들이 자주 겪는 실수 7가지를 짚고,
바로 적용할 수 있는 해결 가이드와 체크리스트를 함께 제공합니다.

핵심 요약

· 문제의 본질: 반복되는 실수는 개인의 역량이 아니라 시스템의 문제

· 대표적인 실수 7가지
예산 총액 관리, 데이터 분산, 일정/업무 혼동, 벤더 관리 부재, 사후 리포트 누락, 승인 불명확, 현장 커뮤니케이션 붕괴

· 해결 방법:
예산 카테고리화, 단일 데이터 구조, RACI 업무 관리, 벤더 히스토리 기록, 자동 리포트, 변경 승인 규칙, Run of Show 활용

· Onstage로 가능한 변화:
컬렉션(데이터 허브), 예산 경보, 업무 보드, AI 문서 어시스트, 자동 리포트, 현장 관리까지 하나의 흐름으로

자가진단 체크리스트

다음 항목 중 ‘아니오’가 3개 이상이면 개선이 필요합니다.

1️⃣ 예산이 세부 항목별로 관리되고 있다
2️⃣ 참가자/스폰서/벤더 데이터가 한곳에 모여 있다
3️⃣ 일정과 업무가 분리되어 있다
4️⃣ 벤더를 점수 기준으로 평가한다
5️⃣ 변경 내역(누가, 언제, 무엇을)이 기록된다
6️⃣ D-Day용 Run of Show 문서가 있다
7️⃣ 행사 후 3일 이내에 리포트를 만든다
8️⃣ 업무별 책임자가 명확하다(RACI)
9️⃣ 참가자 설문을 행사 종료 직후 보낸다
🔟 최신 문서를 누구나 한 번에 찾을 수 있다

1️⃣ 예산을 ‘총액’으로만 본다 → 카테고리별 예산 관리로 전환

문제

총액만 기록하면 어느 항목에서 예산이 새는지 보이지 않습니다.
현장 결제나 긴급 발주로 지출이 꼬이는 경우도 많습니다.

해결법

1. 항목을 세분화
인력, 장소, 장비, 인쇄물, 케이터링, 기타 등으로 카테고리 구성
2. 예상 vs 실제 vs 차이를 실시간 비교
3. 경보 설정 — 80%, 90%, 100% 도달 시 자동 알림
4. 변경 승인 프로세스 — 금액 변경 시 사유 입력 필수
5. D-7 이후 지출 승인 강화

체크리스트
· 카테고리 트리 정리 완료
· 편차 대시보드 구축
· 경보 기준 설정
· 승인 경로 정리
· D-7 이후 긴급 지출 규칙 확립

2️⃣ 참가자 데이터가 흩어진다 → 하나의 데이터로 연결

문제

신청은 폼, 출석은 엑셀, 연락은 이메일로 관리하면
중복, 누락, 개인정보 오류가 생깁니다.

해결법

1. 참가자 정보를 단일 테이블에 관리 (이메일, 결제, 출석, 소속 등)
2. 신청폼–출석–메일 발송까지 자동 연동
3. 이메일+이벤트ID로 중복 방지
4. 스피커/스폰서/일반참가자 등 세그먼트별 메시지 분리
5. 행사 후 D+0~D+30까지 자동 커뮤니케이션 루틴 설계

주요 지표
· 등록→참석 전환율
· 노쇼율
· 설문 응답률
· 참가자 만족도(NPS)

3️⃣ 일정과 업무가 섞인다 → 캘린더와 업무보드를 분리

문제

일정 캘린더에 ‘회의’, ‘리허설’만 적고,
그 준비 업무(자료 제작, 섭외)가 빠지는 경우가 많습니다.

해결법

1. 일정(When)과 업무(What)를 명확히 구분

2. 각 업무에 담당자, 마감일, 상태, 의존관계 표시

3. RACI 구조(책임자·승인자·참조자·통보자) 적용

4. 마일스톤 예시
   · D-30 장소 확정
   · D-14 제작물 발주
   · D-7 리허설
   · D-1 반입·배치 확인
   · D-0 행사 운영

칸반 컬럼 예시

Backlog → Ready → In Progress → Review → Done → Follow-up

4️⃣ 벤더 정보를 관리하지 않는다 → 스코어링과 기록화

문제

이전 행사에서 썼던 업체 정보를 다시 찾기 어렵고,
조건이 매번 바뀌면서 예산이 새는 경우가 많습니다.

해결법

1. 업체별로 담당자, 조건, 단가, 계약서, 이슈를 기록
2. 점수화 기준(예시)
3. 가격 30 / 품질 25 / 납기 20 / 커뮤니케이션 15 / 안정성 10
4. PO–승인–발주–납품–정산 절차를 통합
5. 최종 문서에는 버전 라벨(Final v1.2)
6. 행사 후 벤더 리뷰(AAR) 작성

메일 예시

제목: [행사명/D-일자] [항목] 견적 문의드립니다

안녕하세요, [회사/기관명] [이름]입니다.
아래 조건으로 견적과 납기 가능일 회신 부탁드립니다.

- 행사: [행사명, 일시, 장소]
- 항목: [예: 의자 200개]
- 품질/규격: [예: 방염, 사이즈]
- 납기/설치: [시간/조건]
- 요청 기한: [날짜]

5️⃣ 행사 후 리포트를 미룬다 → D+3 자동 보고서

문제

행사가 끝나면 바로 다음 일정으로 넘어가면서
피드백 수집이나 보고가 늦어집니다.
결국 같은 문제가 반복되죠.

해결법

1. 자동 리포트 초안 — 참가자 수, 예산, 만족도, 이슈 요약
2. AAR 4단계
· Keep: 잘된 점
· Problem: 개선 필요
· Try: 다음 시도
3. 리포트 일정 — 내부 D+3, 스폰서 D+5, 공개 D+7
4. 개선 항목은 다음 행사 체크리스트에 반영

피드백 설문 10문항 예시
· 전반 만족도(1~5)
· 추천의향(NPS 0~10)
· 등록/안내/현장/세션/식음료/동선/가격/자유 의견

6️⃣ 승인·변경 기록이 없다 → Change Log와 승인 규칙

문제

누가 언제 무슨 이유로 바꿨는지 기록이 없으면
예산, 일정, 문서가 뒤섞여 혼란이 생깁니다.

해결법

1. 변경 요청서: 항목·영향·사유·제안자 필수
2. 승인 규칙(예시)
· 30만 원 이하: 담당자
· 30~300만: 예산담당+팀장
· 300만 이상: 대표 승인
3. 모든 변경은 시간/사용자/사유 자동 기록
4. 주간 변경 요약 공유

7️⃣ 현장 커뮤니케이션이 무너진다 → Run of Show + 채널 규칙

문제

행사 당일 채팅방이 엉키면
“누가 대응하는지” 모르는 상태로 일이 꼬입니다.

해결법

1. Run of Show 작성 — 시간대별 담당자와 체크 항목 명시
2. 채널 분리 — 안내/세션/장비/비상 채널 구분
3. 메시지 포맷 예시
[세션] 마이크 문제 / 확인 필요 / 10:40 이전
4. 이슈 우선순위
· P1: 즉시 중단 위험 (콜 필요)
· P2: 경미한 지연
· P3: 사후 처리
5. 오프라인 대비 — 인쇄본 연락망 준비

즉시 쓸 수 있는 템플릿 모음

1) 예산 카테고리 예시
인력 / 장소 / 장비 / 인쇄물 / 케이터링 / 프로모션 / 예비비

2) RACI 표 예시

3) Run of Show 예시

4) D+0 감사 메일 템플릿

제목: [행사명] 참여해주셔서 감사합니다!

안녕하세요, [이름]님.
행사에 함께해 주셔서 감사합니다.
발표 자료와 사진을 공유드립니다.

- 발표자료: [링크]
- 사진: [링크]
- 피드백 설문: [링크]

마무리

행사는 한 번의 이벤트가 아니라 반복되는 운영 프로세스입니다.
팀의 완성도는 개인의 숙련보다 시스템의 일관성에서 나옵니다.

Onstage는 그런 구조를 ‘툴’로 고정시켜 줍니다.
예산, 참가자, 벤더, 업무, 리포트까지 — 하나의 흐름으로 관리하세요.

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